Amazonや楽天市場で仕事用の備品を買ったときの領収書PDF、メールで届いた請求書、ネットでダウンロードした明細。こうした電子取引データは、2024年（令和6年）1月から、紙に印刷するのではなくデータのまま保存することが必要になっています（電子帳簿保存法）。
この記事では、国税庁の「令和6年1月からの電子取引データの保存方法」と電子取引に関するパンフレットをもとに、個人事業主が最低限やるべきこと、売上5,000万円以下の人が使える簡単な方法、お金をかけずに対応する手順と会計ソフトで自動化する方法をまとめました。
この記事のポイント
- 対象は、紙なら保存が必要な書類（請求書・領収書・注文書・見積書・契約書など）に当たる電子データ
- データのまま保存し、改ざん防止（事務処理規程など）・確認できる機器・検索の3つの要件を満たすのが原則
- 基準期間（2年前）の売上高が5,000万円以下で、税務調査のダウンロードの求めに応じられれば、検索要件は不要
- 準備が間に合わない場合の猶予措置もある（相当の理由＋ダウンロードや印刷した書面の提示の求めに応じられること）
- 手間を減らすなら、証憑を保存できる会計ソフトにまとめるのが楽
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電子取引データとは？個人事業主に関係する例
国税庁は、取引に関して書面でやりとりしていた場合に保存が必要な書類（注文書・契約書・送り状・領収書・見積書・請求書など）に相当する電子データを、電子取引データとしています。個人事業主の身近な例は次のとおりです。
| 受け取り方 | 例 |
|---|---|
| ネットショップでの購入 | Amazon・楽天市場などの領収書・購入明細（画面やPDFで受け取るもの） |
| メール | PDFで届いた請求書・見積書・領収書 |
| クラウドサービス | 請求書発行サービスやWebの管理画面からダウンロードする請求書 |
| 電子決済・ネットの明細 | サービスの利用明細のうち、取引の証拠として保存しているもの |
※紙で受け取った領収書は、従来どおり紙のまま保存できます（スキャンして電子化する場合は別のルールがあります）。
原則の保存要件（3つ）
| 要件 | 内容 | 個人事業主の簡単な対応 |
|---|---|---|
| ① 改ざん防止 | タイムスタンプ、訂正・削除の履歴が残るシステム、または事務処理規程のいずれか | 国税庁のサンプルをもとに「不当な訂正削除の防止に関する事務処理規程」を作って備え付ける |
| ② 確認できる機器 | 保存データを見るためのディスプレイやプリンタ、操作説明書 | パソコンとプリンタがあればよい |
| ③ 検索 | 「日付・金額・取引先」で検索できる | ファイル名を「日付_取引先_金額」にしてフォルダに集約、または索引簿を作る（売上5,000万円以下なら不要の特例あり） |
売上5,000万円以下なら「検索要件」は不要
基準期間（2年前）の売上高が5,000万円以下で、税務調査などで電子取引データのダウンロードの求めに応じられるようにしていれば、③の検索要件を満たす必要はありません。多くの個人事業主はこれに当てはまるため、実際にやることは「①事務処理規程を備え付ける」「②パソコンで見られるようにする」「データを消さずに保存する」の3つが中心になります。
お金をかけずに対応する手順
- 国税庁のサンプルをもとに、「不当な訂正削除の防止に関する事務処理規程」を作り、印刷またはPDFで保存する
- パソコンに「電子取引」フォルダを作り、年ごと・月ごとにフォルダを分ける
- 受け取ったPDFや画面の保存データを、そのフォルダに保存する（ファイル名の例：
20261101_株式会社〇〇_11000.pdf） - ネットショップの領収書は、購入のたびにPDFで保存する（後からダウンロードできない場合に備える）
- 保存したデータは、法定の保存期間が終わるまで削除しない
売上5,000万円以下なら検索要件は不要ですが、ファイル名を「日付_取引先_金額」にしておくと、自分で探すときにも、税務調査で求められたときにもすぐに出せるので便利です。
準備が間に合わない場合の猶予措置
要件のいずれかに対応できない場合でも、①所轄税務署長が「相当の理由がある」と認めること（人手不足やシステム整備が間に合わない、資金不足などが例。事前の申請は不要）、②税務調査の際にデータのダウンロードの求めや、印刷した書面の提示・提出の求めに応じられること、の両方を満たせば、電子取引データを消さずに保存しておくだけで足りるとされています。ただし、データを印刷して元のデータを消すことは認められません。
会計ソフトにまとめるとどう楽になる？
手作業のフォルダ管理は、ファイル名の付け間違いや保存漏れが起きがちです。証憑（領収書・請求書のデータ）を保存できる会計ソフトなら、仕訳と証憑をひも付けて保存でき、後から日付や金額で探すのも簡単です。
| 項目 | 手作業（フォルダ管理） | 会計ソフトに保存 |
|---|---|---|
| 保存 | 自分でダウンロードして名前を付ける | アップロードやスマホ撮影で仕訳とひも付け |
| 探す | ファイル名やフォルダで探す | 日付・金額・取引先で検索 |
| 記帳 | 別に入力が必要 | 証憑から仕訳の候補を作成 |
| 注意点 | 保存漏れ・誤削除に注意 | 保存できる件数や電子帳簿保存法への対応範囲はプランによって異なる |
マネーフォワード クラウド確定申告の場合、仕訳に添付できる証憑の保存件数はパーソナルミニで1,000件まで、パーソナル以上で無制限です（2026年10月時点の公式料金ページ）。各ソフトの電子帳簿保存法への対応範囲は、申し込み前に公式サイトで確認してください。
証憑の保存と仕訳をまとめて管理できる会計ソフト
3社の料金比較は「個人事業主の会計ソフト比較」、インボイス対応は「インボイス登録すべき？」をご覧ください。
よくある質問
Q. 紙に印刷して保存すればいいのでは？
電子取引データは、データそのものが原本です。印刷して元のデータを消すのではなく、データのまま保存する必要があります。
Q. 売上が少ない副業でも対象ですか？
事業所得などで帳簿書類の保存義務がある人は対象です。ただし基準期間の売上高が5,000万円以下なら、ダウンロードの求めに応じられれば検索要件は不要です。
Q. 事務処理規程はどう作ればいい？
国税庁の電子帳簿等保存制度特設サイトにサンプルが掲載されています。自分の名前・保存方法に合わせて修正し、備え付けておきましょう。
まとめ
メールやネットで受け取った請求書・領収書は、データのまま保存するのが原則です。売上5,000万円以下の個人事業主なら、事務処理規程を備え付け、データを消さずに保存し、求められたら提出できるようにしておけば対応できます。手間を減らすなら、証憑を会計ソフトに保存して記帳とまとめて管理しましょう。
